Infothek
An dieser Stelle haben wir eine Auswahl von aktuellen Informationen aus den Bereichen Steuern, Wirtschaft und Recht zusammengestellt.
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Informationen zur E-Rechnung
Rechtlicher Stand
Ab dem 01. Januar 2025 wird die elektronische Rechnung zur Pflicht, wenn Leistungserbringer und Leistungsempfänger sowohl Unternehmer als auch im Inland ansässig sind (inländische B2B-Umsätze). Die Regelungen wurden mit dem Wachstumschancengesetz verabschiedet.
Fazit
Ab 2025 müssen alle Unternehmer (auch Vermieter) in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Ausnahmen
Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise sind nicht von der Pflicht zur E-Rechnung betroffen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Sie muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (Norm EN16931) und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen.
In der Praxis wird es nach aktuellem Stand folgende zwei Formate geben, in denen eine E-Rechnung erstellt werden kann:
- XRechnung (Datensatz ohne Listbild)
- ZUGFeRD (Datensatz mit Listbild)
Beachten Sie:
Eine Rechnung als PDF ist keine E-Rechnung und darf künftig nur noch in Ausnahmefällen versendet werden. Gleiches gilt für Papierrechnungen
Übergangsregelungen
Die flächendeckende Einführung der E-Rechnung wird nicht von heute auf morgen erfolgen können. Der Gesetzgeber hat daher Ausnahmen vorgesehen. Bis Ende 2026 dürfen B2B-Umsätze aus 2025 und 2026 weiterhin als Papierrechnung sowie elektronische Rechnungen nach alter Definition (z.B. PDF- oder WORD-Datei) mit Zustimmung des Rechnungsempfängers übermittelt werden. Im Zeitraum 2027 bleiben die Regelungen gleich, mit der zusätzlichen Voraussetzung, dass der Rechnungssteller einen maximalen Vorjahresumsatz von 800.000 € nicht überschreiten darf. Ab 2028 gilt die Pflicht dann für alle.
Praktische Auswirkungen
Spätestens 2028 müssen alle Unternehmen auf E-Rechnung umgestellt sein. Ansonsten ist die Rechnung nicht mehr ordnungsgemäß und das Finanzamt könnte den Vorsteuerabzug versagen.
Außerdem wird die Umstellung viele Bereiche Ihres Unternehmens betreffen. Wir empfehlen daher, sich (unabhängig von der Übergangsfrist) zeitnah mit der Thematik zu befassen.
Rechnungserstellung
Sie müssen prüfen, ab wann Sie zur Erstellung einer E-Rechnung verpflichtet sind. Spätestens 2028 ist das der Fall. Ihr Unternehmen muss bis dahin so umgestellt sein, dass es in der Lage ist, korrekte E-Rechnungen zu erstellen und zu versenden.
Außerdem müssen Sie in der Lage sein, zu beurteilen, ob der Ausgangsumsatz überhaupt in den Anwendungsbereich der deutschen Regelungen zur E-Rechnung fällt. Auch ab 2028 ist dies nach derzeitigem Stand nur für inländische B2B-Umsätze der Fall. Ist der Leistungsempfänger beispielsweise im Ausland ansässig oder eine Privatperson, gelten die Regelungen zur E-Rechnungspflicht also nicht. Der Leistungsempfänger ist dann (wie bisher) nicht verpflichtet eine ausgestellte E-Rechnung zu akzeptieren.
Rechnungsprüfung
Eingangsrechnungen können bereits 2025 schon als E-Rechnung in Ihrem Unternehmen eingehen. Daher müssen Sie einen Workflow festlegen, wie die eingehende Rechnung (z.B. eines Lieferanten) in Ihrer Praxis geprüft wird. Neben den bisherigen Kriterien müssen auch die neuen Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllt sein. Insbesondere muss ein strukturiertes Format vorhanden sein.
Folglich muss das Prüfschema zur Rechnungsprüfung in Ihrem Unternehmen angepasst werden. Zur Verdeutlichung dient nachfolgende Tabelle:
| Neue Prüfpunkte | Bisherige Prüfpunkte |
| – Rechnung per Mail eingegangen
– Rechnung lesbar – XML-Daten vorhanden – Bekanntes Format (z.B. ZUGFeRD)
– Weiterverarbeitung |
– Rechnungsaussteller bekannt – Rechnung erwartbar – Angaben in der Rechnung korrekt – Leistender Unternehmer – Leistungsempfänger – Leistungsbeschreibung – Entgelt – USt – Formelle Voraussetzungen erfüllt – Rechnerisch korrekt – Anweisung zu Zahlung |
Beispiele für betroffene Rechnungen
Rechnungen an andere inländische Unternehmer
Sind verpflichtend und müssen als E-Rechnung ausgestellt werden.
Rechnungen an Vermieter
Vermieter sind Unternehmer und müssen daher auch eine E-Rechnung erhalten und diese verarbeiten können.
Barverkäufe an Unternehmer
Es gibt keine Ausnahme von der E-Rechnung. Meist dürfte es sich um einen Kleinbetrag handeln, dann gilt die Ausnahme. Wenn > 250 € muss eine E-Rechnung ausgestellt werden.
Bewirtungsrechnungen
Keine Erleichterung. Ist die Rechnung > 250 € muss eine E-Rechnung ausgestellt werden.
Fahrausweise
Hier gilt eine Ausnahme. Eine E-Rechnung ist nicht erforderlich.
Gutscheine
Wenn der Betrag > 250 € muss (je nach Gutschein) eine E-Rechnung ausgestellt werden.
Kleinbetragsrechnungen (bis 250 €)
Hier greift eine Ausnahme. Eine E-Rechnung ist nicht erforderlich.
Rechnung eines Kleinunternehmers
Keine Ausnahme, daher gilt auch hier die E-Rechnungspflicht.
Mietverträge mit Umsatzsteuer
Ein Mietvertrag ist eine Dauerrechnung und muss als E-Rechnung fakturiert werden. Ggf. reicht es aus, eine E-Rechnung zu erstellen und auf den Mietvertrag zu verweisen.
Handlungsempfehlung
Setzen Sie sich möglichst zeitnah mit den Herstellern Ihrer Faktura-/Warenwirtschaftssysteme in Verbindung. Klären Sie mit diesen, ob die von Ihnen eingesetzte Software E-Rechnungen erstellen kann.
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